Rekisterinpitäjä
KOKO Tapahtuma OSK
Hankasuontie 11 B, 00390 Helsinki
Y-tunnus 2954685-9
paivi.harri@kokotapahtuma.fi
Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Päivi Harri
Hankasuontie 11 B, 00390 Helsinki
+358 45 264 2263
paivi.harri@kokotapahtuma.fi
Rekisterin nimi
SM-viikon yhteystietorekisteri
Tietojen käsittelyn tarkoitus
Tietoja käytetään SM-viikon osallistujaviestintään. Tietojen käsittelyn tarkoituksena on saada viestittyä osallistujille tärkeitä tietoja tapahtumaan liittyen.
Rekisterin tietosisältö
Lajiliiton tms. nimi ja osoite, lajiyhteyshenkilön nimi, sähköposti ja puhelinnumero. Lisäksi yhteyshenkilöltä kysytään hänen titteliään. Tiedoista pakollisia ovat lajiliiton tiedot, jotta voimme laskuttaa osallistumisesta sekä yhteyshenkilön tiedot lukuun ottamatta titteliä, jotta voimme tarvittaessa olla yhteydessä ilmoittautumiseen liittyen. Tietoja kertyy, kun lajiliitto luovuttaa tietonsa joko ilmaisemalla kiinnostuksensa tai ilmoittautumalla SM-viikolle.
Tietojen päivittäminen
SM-viikolle osallistuneiden lajiliittojen ja heidän yhteyshenkilöidensä tiedot säilyvät tapahtuman jälkeen tulevasta SM-viikosta tiedottamiseen.
Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).
Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Rekisterin ylläpitäjä ei luovuta tietoja eteenpäin, vaan niitä käytetään vain tarkoituskohdan mukaisesti.
Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Tietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisteriä ei säilytetä manuaalisesti. Tiedot on tallennettu sähköisesti ja ne on suojattu asianmukaisesti eikä siihen pääse käsiksi kuin rekisteriä hoitavat henkilöt.
Kuvaus ja videointi
Tapahtuman aikana SM-viikolla on tapahtumakuvaajia ja muita median edustajia taltioimassa tapahtumaa. Lisäksi Yle kuvaa ja lähettää SM-viikon lajit kanavissaan suorina ja jälkilähetyksinä. Tapahtumajärjestäjän toimesta otettujen kuvien ja videoiden oikeudet kuuluvat SM-viikolle / KOKO Tapahtuma OSK:lle. Niitä voidaan käyttää erikseen ilmoittamatta tai hyvittämättä materiaalin käyttöä osallistujille. Materiaalia käytetään vain SM-viikkoon liittyvässä viestinnässä tai muussa olennaisesti SM-viikkoon liittyvässä markkinointiviestinnässä.
Force Majeure
SM-viikolla on oikeus esimerkiksi sodan, mellakoiden, tulipalojen, luonnonkatastrofien (kuten tulvien, myrskyjen, maanjäristyksien), äärimmäisten sääolosuhteiden, räjähdyksien, lakkojen, epidemioiden, uusien lakien, jotka kieltävät yleisötapahtuman järjestämisen viranomaisten päätöksistä tai suosituksista ja muista vastaavista tapahtumien syistä, peruuttaa tai siirtää tapahtuma myöhempään päivämäärään.
Jos tapahtuma peruutetaan yllä mainituista syistä, SM-viikolla ei ole velvollisuutta palauttaa osallistumismaksua. Ilmoittautuneella on mahdollisuus osallistua alkuperäisen ilmoittautumisen mukaisesti seuraavan järjestettävään tapahtumaan.